POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE - Employment Works

Date d’entrée en vigueur : 21 janvier 2025

La Sinneave Family Foundation (ci-après « Sinneave », « nous ») respecte votre vie privée et porte une attention particulière à la protection de vos renseignements personnels. En tant qu’organisme de bienfaisance, nous participons activement à l’élaboration de programmes, aux activités d’apprentissage et à la prestation de services visant à soutenir les jeunes et les adultes autistes. Dans le cadre de ce travail, des personnes individuelles, des organisations et des groupes communautaires nous confient des renseignements personnels.

Sinneave s’est engagée à respecter les principes suivants afin de protéger les renseignements personnels et d’assurer leur collecte et leur utilisation de manière responsable :

Transparence en ce qui concerne la gestion de vos renseignements personnels et nos pratiques de confidentialité.
Utilisation des renseignements personnels à votre avantage et pour rehausser votre expérience lors de l’utilisation des services de Sinneave.
Protection et gestion responsable de vos renseignements personnels.

Définition des renseignements personnels

Par « renseignements personnels », on entend toute information à propos d’une personne autre que ses coordonnées d’affaires utilisées pour communiquer avec cette personne au sujet de ses affaires, son emploi ou sa profession. Les renseignements personnels incluent donc les éléments suivants, entre autres : nom; coordonnées personnelles; date de naissance; renseignements au sujet de la famille; éducation; renseignements sur l’emploi; préférences et champs d’intérêt; renseignements médicaux; opinions; données recueillies automatiquement lors de vos interactions avec nous sur Internet; données démographiques nous permettant d’adapter les programmes et services à vos besoins.

Nous reconnaissons qu’une partie des données que nous recueillons sont considérées en tant que données personnelles sensibles selon les lois de protection des données et qu’elles doivent faire l’objet d’une protection supérieure ainsi que d’une grande transparence quant à leur utilisation. Les données personnelles sensibles recueillies par Sinneave comprennent les types de données suivantes : données identifiables au sujet de personnes mineures; renseignements médicaux, y compris sur l’historique médical et la santé mentale; la race ou l’origine ethnique (selon l’identification de la personne, qui permet à Sinneave d’évaluer si ses programmes reflètent la diversité de la population et favorisent l’équité et l’inclusion).

Les renseignements personnels ne comprennent pas les données anonymes ou agrégées qui ne peuvent pas être associées à une personne en particulier. Les données agrégées sont des renseignements personnels qui sont compilés et communiqués sous forme de rapport sommaire et n’incluent aucun moyen d’identification. Par exemple, nous pourrions utiliser les données agrégées pour améliorer la qualité et l’efficacité de nos programmes, produits et services, ainsi que pour améliorer notre travail de marketing.

Table des matières

Portée et application
Moyens de collecte des renseignements personnels
Utilisation des renseignements personnels
Partage des renseignements personnels
Gestion du consentement
Modifier vos choix en lien avec la protection de la vie privée
Protection et stockage des renseignements personnels
Vos droits quant à vos renseignements personnels
Modifications à la politique de protection de la vie privée
Qui contacter en cas de questions au sujet de la protection de la vie privée

1.0 Portée et application

La présente Politique de protection de la vie privée (« politique ») porte sur les renseignements personnels recueillis par Sinneave. Ces renseignements peuvent être recueillis par les membres du personnel ou les bénévoles de Sinneave, ainsi que par ses sites Internet ou ses plateformes de systèmes d’apprentissage. La présente politique s’applique aux sites et systèmes suivants :

Sites Internet :

sinneavefoundation.org
worktopia.ca
spectre-emploi.ca
neuroinclusive-solutions.ca

Portails de systèmes d’apprentissage :

connects.sinneavefoundation.org/learn
hub.employment-works.ca/learn
go.neuroinclusive-solutions.ca/learn

La présente politique décrit les renseignements personnels que nous recueillons, la manière dont nous les utilisons, les partageons et les gérons, la façon dont vous pouvez accéder à vos renseignements personnels et les mettre à jour ou les corriger, ainsi que les choix qui s’offrent à vous quant à leur confidentialité.

A. Est-ce que cette politique de protection de la vie privée s’applique aux collaborateurs communautaires?

La présente politique ne s’applique pas aux entités indépendantes suivantes :

– Organisations dont les ressources ou les événements sont partagés par Sinneave.

– Personnes réservant une salle et organisant des activités au centre The Ability Hub.

– Consultant·es ou institutions de recherche qui traitent des données personnelles en appliquant leurs propres politiques de protection de la vie privée.

B. Qu’est-ce qui est inclus dans cette politique de protection de la vie privée?

Cette politique décrit la manière dont nous traitons vos renseignements personnels : les données que nous recueillons et comment nous les recueillons, les utilisons, les partageons, les protégeons et les stockons. La politique contient également une description de vos choix de confidentialité et de la façon dont vous pouvez exercer ces choix.

La présente politique s’applique à vous dans les situations suivantes : visite d’un de nos sites Internet ou portails de système d’apprentissage; inscription à un de nos programmes ou ateliers; demande de prix, de bourse ou de subvention; communication de votre intérêt envers Sinneave; signature d’un contrat avec Sinneave.

Veuillez noter que des modalités et conditions supplémentaires peuvent s’appliquer à l’utilisation ou à la gestion de vos renseignements personnels lors d’échanges avec nous dans certaines circonstances. Par exemple, vous devez accepter certaines conditions et modalités lorsque vous créez un compte avec Sinneave Connects, Spectre Emploi ou Solutions main-d’œuvre neuroinclusive. Ces conditions et modalités s’appliquent en plus de la présente politique de protection de la vie privée.

2.0 Moyens de collecte des renseignements personnels

Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnablement requis pour remplir l’objectif de la collecte. Nous recueillons les renseignements personnels de différentes manières : auprès de vous directement; auprès d’un·e représentant·e légal·e ou proche aidant·e; auprès d’organisations que vous avez autorisées à partager de l’information avec Sinneave; lors de vos interactions avec nous sur Internet.

Veuillez noter que nous pourrions recueillir votre nom, votre adresse de courriel, votre nom d’utilisateur et votre mot de passe si l’inscription en ligne est requise pour vous fournir des produits ou des services, mais votre mot de passe est chiffré et Sinneave n’y a pas accès.

Nous recueillons des renseignements personnels par les moyens suivants :

Directement auprès de vous :
Vous pourriez nous fournir des renseignements personnels lorsque vous visitez un de nos emplacements, au cours d’une rencontre en ligne (par exemple, lorsque vous utilisez notre service d’information et d’orientation), par téléphone ou par courriel. Nous recueillons également des renseignements personnels lorsque vous remplissez une de nos demandes en ligne ou un des formulaires de nos sites Internet.

Lorsque vous partagez volontairement des renseignements personnels avec nous, que ce soit en personne ou en ligne, nous recueillons ces renseignements pour répondre à votre demande, prendre un rendez-vous, ouvrir un compte, inclure votre candidature pour un programme ou un poste, vous inscrire à un événement ou toute autre raison qui vous est communiquée à ce moment.

À partir d’autres sources :
Nous pourrions recevoir des renseignements personnels d’autres sources, si la loi nous y oblige ou nous le permet (par exemple, dans le cadre d’une enquête policière) ou si vous nous donnez votre consentement (par exemple, quand nous menons une vérification des antécédents si vous avez fait une demande pour devenir bénévole).

Les entités qui nous fournissent des renseignements à votre sujet sont responsables de se conformer aux lois applicables et d’obtenir tout consentement nécessaire de votre part. De même, si vous nous fournissez des renseignements personnels à propos d’une autre personne, vous avez la responsabilité d’obtenir le consentement de cette personne, par exemple si vous nous communiquez des renseignements à propos d’un membre de votre famille, comme un enfant adulte en vue de sa participation à l’un de nos programmes.

Technologies utilisées dans nos installations et en ligne
Nous pourrions recueillir des renseignements personnels au moyen de différents moyens technologiques, y compris la surveillance vidéo pour des raisons de sécurité, afin de protéger nos installations contre le vol et les dommages.

Les tierces parties soutenant Sinneave pourraient également nous fournir des renseignements personnels à votre sujet si elles ont obtenu votre consentement à cet effet. Par exemple, si vous faites un don à Sinneave par l’intermédiaire de Canadon, l’organisme nous enverra vos coordonnées lorsque nous le demandons et avec votre consentement. Nous ne recevons et ne recueillons jamais vos renseignements de carte de crédit.

Par nos sites Internet :
Nous pourrions recueillir certains types de renseignements de manière électronique lors de vos interactions avec nos sites Internet, nos portails de systèmes d’apprentissage, nos adresses de courriel ou nos comptes sur les réseaux sociaux, ou par l’utilisation de technologies de tierces parties, ce qui inclut les témoins, les pixels espions, les pixels image invisibles et d’autres technologies. Ces données nous permettent de comprendre les actions que vous posez sur nos sites Internet et nos portails en vue d’optimiser leur fonctionnement.

Nous pourrions combiner ces renseignements avec d’autres renseignements recueillis à propos de vos interactions précédentes avec nous afin de nous aider à connaître vos champs d’intérêt et vos préférences. Le but de ces démarches est de mieux comprendre notre clientèle et de vous fournir des communications et de la publicité personnalisées. Ceci inclut la diffusion de publicités ciblées selon vos champs d’intérêt, pour laquelle vous avez le droit de retirer votre consentement.

Les technologies que nous utilisons peuvent comprendre les éléments suivants :

– Les témoins, qui sont de petits fichiers de texte enregistrés sur votre ordinateur lorsque vous visitez un site Internet pour que des données puissent être enregistrées d’une visite à l’autre, par exemple des données sur vos recherches précédentes. Pour plus d’information, veuillez consulter la page Avis sur les témoins et l’environnement numérique.

– Les pixels espions et les pixels image invisibles, qui sont de petits fichiers d’image qui contiennent des renseignements à votre sujet, comme votre adresse IP, et qui peuvent être téléchargés quand vous visitez un site Internet ou que vous ouvrez un courriel. Ils nous permettent de mieux comprendre votre comportement en ligne, de vérifier la livraison de nos courriels et de fournir des publicités ciblées selon vos champs d’intérêt. Ces outils permettent aussi à nos outils de pistage de tierce partie de recueillir des renseignements, comme votre adresse IP, et de nous les fournir sous une forme anonymisée et agrégée (donc, sous une forme qui ne permet pas de vous identifier).

– Les salles de données blanches, qui sont des environnements sécurisés où les renseignements personnels, en provenance d’une ou de plusieurs sources et dépersonnalisés, peuvent être traités selon des règles et des restrictions prédéfinies pour l’analyse, la mesure, le traitement et autres utilisations des données, d’une manière respectant les lois de protection de la vie privée.

– D’autres technologies, comme les plateformes de gestion de données, les serveurs publicitaires, les outils de production de rapports et les moteurs d’analyse, qui collectent des données d’utilisation de multiples sources et participent à la gestion et à la collecte de ces données pour la personnalisation, le ciblage en fonction des champs d’intérêt, la personnalisation du contenu et d’autres méthodes, pour nous aider à mieux comprendre les besoins et préférences de la clientèle de nos programmes.

Vous pouvez supprimer ou désactiver plusieurs de ces technologies au moment de votre choix en accédant aux paramètres de votre navigateur. Pour en savoir plus sur vos options en lien avec la protection de la vie privée, accédez à la section Modifier vos choix en lien avec la protection de la vie privée.

3.0 Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous offrir nos services, gérer notre fonctionnement, vous communiquer de l’information et des offres qui pourraient vous intéresser et rehausser votre expérience d’utilisateur, tel que permis ou exigé par la loi.

Nous utilisons vos renseignements personnels pour les objectifs suivants :

A. Prestation des services de Sinneave

Nous utilisons vos renseignements personnels pour diverses raisons :

– Compréhension de vos besoins et réponse à des demandes ou à des questions.
– Vérification de votre identité et des renseignements que vous ou une tierce partie nous avez fournis.
– Établissement, maintien et gestion de notre relation avec vous; évaluation de votre admissibilité aux programmes offerts par Sinneave ou en son nom et de leur adéquation selon vos besoins.
– Configuration de votre compte sur nos portails de systèmes d’apprentissage ou inscription pour un événement ou un programme afin de permettre votre participation.
– Prestation de services d’un niveau de qualité adéquat.
– Sondages.
– Autres utilisations raisonnables auxquelles vous accordez votre consentement.

B. Gestion de notre offre de services et des risques pour l’organisation

Nous utilisons vos renseignements personnels pour de nombreuses raisons organisationnelles, y compris les suivantes :

– Déploiement et gestion de nos applications et systèmes informatiques, y compris la gestion de nos sites Internet, de nos bases de données et de nos systèmes.
– Facilitation de l’utilisation de nos sites Internet, ce qui peut inclure l’utilisation de témoins et d’autres technologies similaires.
– Maintien de la sûreté et de la sécurité des personnes qui utilisent nos services, qui détiennent un compte avec nous ou qui participent à nos événements (par exemple, par des vérifications d’authentification, la surveillance vidéo et d’autres technologies).
– Évaluation et gestion des risques, y compris la détection et la prévention de conflits.
– Surveillance d’incidents et enquêtes.
– Maintien de notre conformité juridique et réglementaire.

C. Communications

Nous utilisons vos renseignements personnels pour communiquer avec vous pour diverses raisons, notamment :

– Soutien; rappels de rendez-vous ou d’événements à venir; communication de modifications aux services; autres nouvelles de Sinneave.
– Réception ou vérification de vos instructions.
– Communication d’information urgente, par exemple, conformément aux lois en vigueur, pour vous informer d’un risque pour la santé si un de nos sites était exposé à un contaminant ou dans le cas d’un risque de sécurité informatique qui vous concerne.
– Communication d’information sur nos programmes, produits, services, offres spéciales, promotions ou événements qui pourrait vous intéresser par divers moyens (par exemple : courriel, téléphone, texto, courrier postal).
– Livraison de publicités ciblées selon vos champs d’intérêt.

D. Études de marché

Nous pourrions utiliser vos renseignements personnels pour mener des études de marché en pistant et en analysant des données actuelles ou antérieures pour améliorer ou développer notre offre de services et pour mieux comprendre notre clientèle. Pour ce faire, nous utiliserons généralement vos données sous forme agrégée ou après en avoir retiré les renseignements permettant de vous identifier.

Les données utilisées pour les études de marché peuvent notamment inclure vos activités sur nos sites Internet (par exemple, recherches de ressources, emplacement de l’utilisateur) et le rendement des courriels (par exemple, demandes de désabonnement, courriels non livrés, clics et interactions avec Sinneave dans les médias sociaux).

E. Analyse de données

Nous pourrions utiliser vos renseignements personnels pour mener des analyses de données ou des études commerciales. Autant que possible, nous utilisons des données agrégées, anonymisées ou dépersonnalisées et minimisons le risque d’identification. Pour plus d’information, veuillez consulter la section Protection et stockage des renseignements personnels.

Types d’analyses et d’études que nous pourrions mener :
– Gestion de nos événements et opérations (par exemple, analyse et optimisation de nos coûts).
– Amélioration de nos produits et services.
– Compréhension des besoins et préférences de notre clientèle et personnalisation de nos services en fonction des besoins et champs d’intérêt de chaque personne.
– Mesure de l’efficacité du marketing de notre offre de services.

F. Outils de prise de décision automatisée

Les décisions automatisées sont définies comme étant des décisions prises uniquement en fonction du traitement automatisé des renseignements personnels et qui ont des effets juridiques significatifs pour la personne concernée. Dans la plupart des cas, ces outils assistent la personne responsable de prendre la décision, mais ne remplacent pas son bon jugement. Dans le cas où Sinneave utiliserait un outil de prise de décision automatisée, nous en informerons les personnes concernées, qui auront l’occasion d’exprimer leur point de vue au sujet de la décision automatisée et d’y faire objection.

4.0 Partage des renseignements personnels

Nous pourrions partager vos renseignements personnels avec nos prestataires de services (organisations agissant en notre nom) et d’autres tierces parties (collaborateurs communautaires avec lesquels nous offrons les programmes, produits ou services) pour les raisons énoncées dans la présente politique et conformément aux lois applicables. De plus, si vous nous autorisez à partager vos renseignements avec une tierce partie, par exemple, vos prestataires de services de santé, nous pourrions le faire au besoin en ce qui concerne votre relation avec nous.

Nous ne vendrons pas vos renseignements personnels à quelque organisation ou personne que ce soit, excepté si nous en venions à vendre ou à transférer notre organisation en tout ou en partie.

Catégories de tierces parties et de prestataires de services avec qui nous pourrions partager vos renseignements personnels :

Bénévoles qui aident Sinneave à remplir son mandat.
Fournisseurs de services de données, de logiciels et d’infrastructure informatique.
Fournisseurs de services d’hébergement et de stockage de données.
Cabinets de recherche de marché pour l’analyse des données et la production de sondages.
Partenaires de marketing et de publicité directe fournissant de l’information sur des produits et services qui pourraient vous intéresser.
Entreprises de développement de sites Internet, de traitement de cartes de crédit (Sinneave ne stocke aucune information de carte de crédit) ou de service de bulletin de nouvelles; applications de calendrier; autres fournisseurs de services administratifs.

Dans certaines circonstances, la divulgation de renseignements sans consentement est justifiée ou permise, par exemple dans le cas d’une enquête juridique ou sur demande des forces policières, ou si Sinneave croit, dans la mesure du raisonnable, que la divulgation est nécessaire pour protéger les droits ou la sécurité d’une ou de plusieurs personnes.

Nous utilisons vos renseignements personnels pour les objectifs suivants :

A. Prestation des services de Sinneave

Nous utilisons vos renseignements personnels pour diverses raisons :

B. Gestion de notre offre de services et des risques pour l’organisation

C. Communications

Nous utilisons vos renseignements personnels pour communiquer avec vous pour diverses raisons, notamment :

D. Études de marché

E. Analyse de données

F. Outils de prise de décision automatisée

5.0 Gestion du consentement

Sauf si la loi le permet ou l’oblige, Sinneave n’utilisera et ne divulguera pas de renseignements personnels pour toute nouvelle utilisation non décrite dans la présente politique sans avoir d’abord défini et documenté la nouvelle utilisation et obtenu le consentement de la personne concernée. Dans certains cas, votre consentement pourrait être « implicite », c’est-à-dire que votre consentement est supposé en raison de votre action ou inaction au point de collecte, d’utilisation ou de partage de vos renseignements personnels.

Une personne concernée peut retirer son consentement en tout temps en accordant un préavis raisonnable et en fonction des restrictions juridiques ou contractuelles applicables. Par exemple, vous avez toujours l’option de vous désabonner des courriels promotionnels de Sinneave en cliquant sur le lien « Se désabonner ». Sinneave informera la personne concernée des conséquences du retrait de son consentement, ce qui pourrait avoir pour résultat d’empêcher le partage d’information et la prestation de produits ou de services.

Nous obtiendrons votre consentement quand nous planifierons d’utiliser des renseignements personnels pour une nouvelle utilisation ou pour une utilisation autre que celles indiquées, au moment de la cueillette de données, dans la présente politique ou dans les conditions et modalités de programme, produit, service, événement ou promotion qui a fait l’objet de votre inscription, participation ou achat.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sauf dans certaines circonstances bien définies, y compris les instances où le retrait du consentement est restreint par des exigences juridiques ou réglementaires ou en fonction de vos obligations contractuelles envers nous. Pour en savoir plus sur la gestion de vos préférences de confidentialité, veuillez accéder à la section Modifier vos choix en lien avec la protection de la vie privée.

Exemple :

– Votre numéro d’assurance sociale doit être obtenu, puis divulgué au gouvernement du Canada si vous demandez à participer à un programme dans le cadre du Fonds d’intégration pour les personnes handicapées. Vous devez indiquer votre numéro d’assurance sociale dans le Formulaire d’accueil des participant·es, car il est nécessaire pour déterminer votre admissibilité. Vous pouvez retirer votre consentement pour l’utilisation des renseignements recueillis au moment de votre inscription seulement si vous décidez de ne plus participer à Spectre Emploi.

Si vous décidez de ne pas nous fournir certains renseignements personnels ou si vous retirez votre consentement lorsque le retrait est possible, nous pourrions ne pas pouvoir vous offrir les programmes, produits, services, promotions ou informations que vous avez demandés ou qui pourraient vous être offerts.

6.0 Modifier vos choix en lien avec la protection de la vie privée

Il est important de bien comprendre vos choix afin de prendre des décisions informées pour la protection de votre vie privée. Plusieurs options vous sont offertes pour la gestion de vos préférences en lien avec la protection de la vie privée, y compris, par exemple : communiquer directement avec nous; modifier les paramètres du navigateur sur votre appareil; utiliser, lorsqu’elle est disponible, une fonction de désabonnement offerte par une tierce partie.

A. Au moment de votre inscription ou en communiquant directement avec nous

Vous pouvez accepter de recevoir des communications de marketing par courriel ou par message texte au moment de votre inscription à l’un de nos programmes, produits ou services, lorsque vous participez à une de nos promotions ou au moment de votre choix lors de vos interactions avec nous. Vous pouvez également :
– refuser de recevoir des communications de marketing par courriel ou par message texte auprès de l’envoyeur en cliquant sur « Se désabonner » dans un courriel de marketing ou en envoyant le message texte « STOP » en réponse à un message texte de marketing;
– refuser de recevoir des sondages en suivant les instructions de désabonnement indiquées dans le courriel correspondant;
– refuser de recevoir des publicités ciblées selon vos champs d’intérêt ou d’autres communications de notre part.

Veuillez noter que même si vous avez choisi de ne plus recevoir nos communications de marketing, nous pourrions communiquer avec vous pour des raisons de transaction, dans le respect des lois applicables (par exemple, pour vous informer d’un incident de sécurité ou d’un autre risque). Nous pourrions également avoir besoin de communiquer avec vous pour vous demander des renseignements avant votre participation à un événement organisé par Sinneave.

C. Modification des paramètres du navigateur sur votre appareil

Nous utilisons des technologies pour rehausser votre expérience clientèle et vous présenter des offres. Par exemple, certaines technologies comme les témoins nous permettent de vous reconnaître quand vous utilisez nos sites Internet ou y revenez, afin de vous offrir une expérience continue. Vous pouvez supprimer ou désactiver certains de ces témoins en tout temps dans les paramètres de votre navigateur. Cependant, avec la désactivation de témoins, il est possible que vous ne puissiez pas utiliser certaines fonctions de nos sites Internet.

Veuillez accéder aux directives ou à la fonction d’aide de votre navigateur pour savoir comment bloquer, supprimer et gérer les témoins sur votre ordinateur ou votre appareil mobile.

D. Utilisation de la fonction de désabonnement

Vous pouvez gérer vos préférences de protection de la vie privée en ce qui concerne les messages de marketing en utilisant le lien « Se désabonner » présent dans toutes nos communications. Vous pouvez aussi vous retirer des publicités ciblées envoyées par les partenaires de Sinneave à partir de leur plateforme respective. Nous pourrions également intégrer à nos sites Internet des liens vers d’autres sites Internet ou plateformes de médias sociaux. Pour plus d’information à propos des protocoles d’extensions, comme les boutons « J’aime » sur X (Twitter), Facebook ou Instagram, et leur impact sur vos droits de protection de la vie privée, veuillez consulter le centre d’aide du média social (par exemple, les pages d’aide de Facebook au https://www.facebook.com/help/).

7.0 Protection et stockage des renseignements personnels

Nous prenons très au sérieux la sécurité de vos renseignements personnels et nous sommes engagés à protéger votre vie privée en appliquant une combinaison de mesures de sécurité administratives, physiques et techniques. Ces mesures de sécurité comprennent l’authentification multifacteur, le masquage, le chiffrement, la journalisation et la surveillance, tel que décrit ci-dessous. Nous stockons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour vous offrir nos programmes, produits et services, et pendant une période raisonnable ensuite, tel que permis ou exigé par la loi.

Nous évitons autant que possible de recueillir des données personnelles sensibles. Par exemple, si vous achetez un produit ou un service sur un des sites Internet de Sinneave, votre action sera redirigée vers le fournisseur de passerelle de paiement de Sinneave pour la saisie de vos renseignements de carte de crédit et le traitement sécurisé de votre transaction. Le serveur du fournisseur de passerelle de paiement sert de lien entre Sinneave et la banque de Sinneave. Sinneave ne conserve aucune information de carte de crédit dans ses systèmes.

Sinneave s’efforce de vous offrir l’environnement de transaction le plus sécurisé possible. Pour sécuriser le transfert des renseignements personnels, Sinneave a obtenu un certificat de serveur SSL. Ce certificat est utilisé pour tous les formulaires à remplir sur le site, par exemple lorsque vous vous inscrivez à un événement ou communiquez avec nous. Les renseignements saisis sont recueillis par une page sécurisée et chiffrés pour leur transfert vers le serveur sécurisé de Sinneave.

Par ailleurs, nous vous recommandons de faire votre part pour vous protéger d’un accès non autorisé à vos comptes Sinneave. Sinneave n’est pas responsable d’un accès non autorisé à vos renseignements personnels qui serait au-delà de notre contrôle.

Les renseignements personnels que vous nous fournissez par l’intermédiaire de nos sites Internet ne sont jamais divulgués à une tierce partie sans votre consentement explicite. Cependant, nous communiquerons des renseignements personnels si nous croyons que cette communication est appropriée pour le respect de la loi, par exemple, si nous recevons une citation à comparaître ou une ordonnance d’un tribunal.

La sécurité de vos renseignements personnels nous tient à cœur. Veuillez aviser notre responsable de la protection de la vie privée immédiatement de tout incident impliquant un accès non autorisé à des renseignements personnels en notre possession ou dont nous avons le contrôle, ou leur perte ou leur divulgation.

A. Méthodes de protection de vos renseignements personnels

Afin de protéger vos renseignements personnels, nous maintenons des mesures de sécurité administratives, physiques et techniques dans nos propriétés, bureaux et installations de stockage informatique. Ces mesures de sécurité ont pour objectif d’éviter la perte, l’utilisation abusive, la divulgation et la modification des renseignements personnels que nous détenons, ainsi que l’accès non autorisé à ceux-ci. Ces mesures de sécurité s’appliquent également lorsque nous supprimons ou détruisons les renseignements personnels en notre possession.

Voici certains exemples des mesures de sécurité que nous pouvons utiliser selon le contexte :

Authentification multifacteur : Méthode de confirmation de l’identité utilisant plusieurs moyens de vous authentifier, par exemple, en vous demandant un mot de passe et un code envoyé à votre adresse de courriel ou numéro de téléphone.

Masquage : Méthode qui permet de cacher vos renseignements et qui fait en sorte que la structure reste intacte, mais le contenu n’est pas identifiable.

Dépersonnalisation : Techniques de pseudo-anonymisation qui remplacent, retirent ou transforment vos renseignements au moyen d’un pseudonyme (par exemple, en remplaçant les renseignements identifiables par des codes) pour préserver leur valeur informative.

Anonymisation : Modification des données pour qu’elles ne puissent pas servir à vous identifier.

Chiffrement : Processus (aussi appelé cryptage) qui cache les renseignements et les rend illisibles sans un code ou une clé. Par exemple, nous créons un canal sécurisé entre votre navigateur et nos serveurs pour protéger vos renseignements, comme quand vous utilisez des services bancaires en ligne.

Formulaires de demande sécurisés : Les formulaires en ligne sont un moyen pratique et sécurisé de faire des demandes, par exemple dans le cas de prêts personnels ou hypothécaires, ou pour l’achat de produits financiers comme les RÉER.

Journalisation et surveillance : Processus de pistage, d’enregistrement et de surveillance des activités reliées à l’accès et à l’utilisation des renseignements personnels.

Gestion des documents sur papier : Accès aux installations par carte de sécurité, meubles de rangement fermés à clé et pratiques de déchiquetage sécurisées.

B. Gouvernance des données

Nous maintenons des politiques et des pratiques qui assurent la protection de vos renseignements personnels. Selon le volume et le degré de sensibilité des renseignements personnels, leur utilisation et leur format de stockage, nous appliquons une combinaison de mesures de protection, notamment les suivantes :

– Politiques et procédures internes régissant nos pratiques de protection de la vie privée et de traitement de l’information, y compris les réponses aux plaintes et demandes, les enquêtes lors d’incidents soupçonnés et la gestion des documents.

– Désignation d’une personne responsable de la protection de la vie privée dont le rôle est de surveiller notre conformité aux lois applicables.

– Formation régulière du personnel en matière de sécurité et de protection de la vie privée.

– Protections contractuelles et autres mesures servant à garantir que les fournisseurs de services avec lesquels nous partageons des renseignements personnels maintiennent des mesures de protection et des normes adéquates en ce qui concerne la protection de la vie privée, tel que décrit ci-dessus et dans la section Partage des renseignements personnels.

– Examen régulier des initiatives de conformité en matière de protection de la vie privée.

C. Lieux de stockage des renseignements personnels

Nous appliquons toutes les mesures de protection raisonnables, y compris les protections contractuelles auprès de nos fournisseurs de services, afin de protéger vos renseignements personnels, peu importe où ils sont utilisés ou stockés. En général, nous accédons aux renseignements personnels et les stockons et les utilisons au Canada. Quand nous engageons un fournisseur de services situé hors de votre province ou du Canada, le stockage, le traitement ou l’utilisation des renseignements personnels, ou l’accès à ces renseignements, peuvent se dérouler dans un territoire de compétence étranger. Dans ce cas, les renseignements personnels sont sujets aux lois du territoire de compétence où ils sont utilisés ou stockés, y compris les lois permettant ou exigeant la divulgation des renseignements au gouvernement, aux agences gouvernementales, aux tribunaux et aux forces policières de ce territoire de compétence. Les territoires de compétence où nos fournisseurs de services stockent actuellement des renseignements personnels comprennent des centres de données situés aux États-Unis.

D. Durée de stockage des renseignements personnels

Nous stockons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour remplir les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, sauf dans les situations où la durée est différente tel que permis ou exigé par la loi. Lorsqu’ils ne sont plus requis, vos renseignements personnels sont sécuritairement détruits ou anonymisés (pour que les données ne permettent plus de vous identifier). Par exemple, les données de formulaires de nos sites Internet sont seulement conservées sur notre serveur pendant six mois avant d’être détruites.

Veuillez noter que si vos renseignements personnels sont recueillis par une tierce partie, ils seront conservés en accord avec les politiques de protection de la vie privée et exigences de conservation des documents de cette tierce partie.

8.0 Vos droits quant à vos renseignements personnels

Selon les lois canadiennes de protection des renseignements personnels, vous avez le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de demander leur correction ou leur suppression, ainsi que de déposer une plainte, selon les limites juridiques en vigueur. Sur demande, Sinneave vous informera également de la manière dont vos renseignements personnels ont été ou sont utilisés, ainsi que les parties à qui nous avons communiqué vos renseignements personnels.

Une personne peut demander l’accès à ses renseignements personnels en utilisant le formulaire de demande d’accès à l’information (annexe A).

Le formulaire de demande d’accès à l’information peut être soumis en personne, par la poste (3rd Floor, 3820-24th Ave NW, Calgary, Alberta, T3B 2X9) ou par courriel (privacy@sinneavefoundation.org).

En raison de la fiabilité incertaine de la transmission par courriel, qui peut faire l’objet d’une disparition ou d’une erreur de transmission en raison d’erreurs du réseau, du matériel ou des logiciels, Sinneave considère qu’un courriel a été reçu seulement à partir du moment où l’envoyeur reçoit un message confirmant sa réception.

Nous répondrons aux demandes d’accès aux renseignements personnels transmises par écrit dans un délai de 45 jours, sauf si une prolongation est requise. Toutefois, dans certains contextes, l’accès à vos renseignements personnels pourrait être refusé ou l’information fournie pourrait être partielle, par exemple, dans le cas d’une enquête en cours ou lorsque les renseignements personnels ou l’identité d’une autre personne doivent être protégés.

Selon les territoires de compétence où vous résidez, vous pourriez avoir d’autres droits en tant que personne concernée par les données. Pour exercer vos droits en ce qui concerne vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous au privacy@sinneavefoundation.org en détaillant votre message pour nous permettre de bien répondre à votre demande. Nous pourrions également devoir vérifier votre identité pour protéger votre vie privée. Si, pour une quelconque raison, nous ne pouvons pas satisfaire à votre demande, nous vous informerons de cette raison.

Si une réponse de Sinneave concernant vos préoccupations en matière de protection de la vie privée ou de vos droits en tant que personne concernée ne vous semble pas satisfaisante, vous êtes en droit de communiquer avec l’organisme de réglementation de la protection des renseignements personnels de votre territoire de compétence.

Vous pouvez demander un accès, une correction ou une suppression, demander une révision de certaines décisions automatisées ou déposer une plainte en matière de protection de la vie privée en communiquant avec notre Bureau de protection de la vie privée par courriel ou par la poste (vous trouverez les coordonnées dans la section Qui contacter en cas de questions au sujet de la protection de la vie privée). Si notre Bureau de protection de la vie privée ne peut pas répondre à votre demande ou à votre plainte de manière satisfaisante, vous êtes en droit de communiquer avec l’organisme de réglementation de la protection des renseignements personnels de votre territoire de compétence. La plupart de nos activités sont régies par le Information and Privacy Commissioner of Alberta; nos autres activités sont régies par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou le commissariat de protection de la vie privée de votre province ou territoire de résidence.

9.0 Modifications à la politique de protection de la vie privée

Nous pourrions modifier la présente politique à l’occasion. Toute modification entrera en vigueur lors de la publication en ligne de la politique révisée sur cette page Internet. En cas de modification importante à la politique, nous publierons un avis sur nos sites Internet ou vous aviserons directement. En continuant de participer à nos programmes, à utiliser nos services ou à acheter nos produits après avoir reçu un avis de ces modifications, vous indiquez accepter les modifications à la politique, selon toute exigence supplémentaire applicable. Si vous n’acceptez pas les modifications à la politique, vous avez la responsabilité de communiquer avec Sinneave et de cesser de participer à nos programmes. Vous avez l’obligation de vous assurer de lire, de comprendre et d’accepter la plus récente version de la présente politique de protection de la vie privée. La « Date d’entrée en vigueur » indiquée au haut de cette page correspond à sa dernière mise à jour.

10. Qui contacter en cas de questions au sujet de la protection de la vie privée

Nous avons désigné une personne responsable de la protection de la vie privée dont le rôle consiste à superviser notre programme de protection de la vie privée et d’en assurer la conformité aux lois et à la réglementation applicables. Si vous avez des questions au sujet de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous. Si vous participez à un événement que nous offrons en collaboration avec une tierce partie, il est possible que cette tierce partie soit en possession de vos renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations à ce sujet, nous vous orienterons vers la tierce partie en question pour que vous puissiez vous informer au sujet de ses politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée.

Pour toute question au sujet de la protection de la vie privée, communiquez avec notre Bureau de protection de la vie privée :

Responsable de la protection de la vie privée

The Sinneave Family Foundation
#300, 3820 – 24 Ave NW

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Veuillez noter que la transmission par courriel ordinaire n’est pas sécuritaire, car elle passe par de nombreux points de relais avant d’arriver à destination. Si vous utilisez la transmission par courriel ordinaire pour communiquer avec nous, nous vous recommandons fortement de ne pas inclure de renseignements médicaux dans votre message, car nous ne pouvons pas garantir la confidentialité des renseignements lors de la transmission.

Annexe A

Formulaire de demande d’accès à l’information

Date de la demande : __________________________

Nom de la personne déposant la demande : ______________________________________

Coordonnées de la personne déposant la demande (afin que Sinneave puisse vérifier votre demande) :

Numéro de téléphone : __________________________

Adresse de courriel : ___________________________

Information demandée :

[Veuillez fournir le plus de détails possible pour nous aider à repérer les documents requis, y compris les noms et les dates.] ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Raison de la demande :

[Cette information peut nous aider à repérer d’autres documents qui pourraient vous être utiles.]

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

□ Veuillez transmettre l’information à mon nom aux bureaux de Sinneave (nous communiquerons avec vous pour vous donner rendez-vous).

□ Veuillez envoyer l’information demandée à l’adresse suivante : _____________________________________
_____________________________________
_____________________________________

Veuillez noter ce qui suit :

Si nous sommes en mesure de vous donner accès à l’information :
- Nous nous efforcerons de le faire dans les 45 jours suivant votre demande. Si nous avons besoin de plus de temps pour repérer ou rassembler les renseignements, nous vous aviserons.
- Des frais pourraient être associés à l’accès à l’information, afin de nous permettre de récupérer les coûts engagés (par exemple, les coûts des photocopies et du temps de travail requis par le personnel). Vous recevrez un avis à ce sujet et nous vous demanderons d’accepter les frais avant de procéder.
Si nous sommes incapables de vous donner accès à l’information demandée, nous vous en donnerons la raison dans les 45 jours suivant votre demande.

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